7. メールの管理について

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　受信したメールはメールサーバに保管されます． 個々のパソコンに保管されるわけではないので， どの席に座っても自分のメールを読むことが可能です． 反面，メールサーバで保管できる量には限りがありますので， これを越えてしまうと自分ばかりでなく，メールサーバを利用している人々の 全ての作業に影響を与えてしまうことになります．
　そこで，大切なメールは，フロッピーディスクやMOディスクへ保存したり， プリンターで印刷し， 用済みのメールを速やかに削除するという整理が必要です． これらの作業には次のメリットもありますので， 日頃から心掛けておきましょう．

• メールサーバの障害から重要なデータ（メール）を守る．
  　メールサーバの不測の事態により，メールが失われることが無いとは限りません．
  このような万一の場合の自己防衛にもつながります．
  （情報科学センターもバックアップをしていますが，最近のものについてはバックアップデータとして残っていないことがあります．）
• メールサーバの応答する速度を最適に保てる．
  　受信箱にあるメールの数が増えていくと， 受信メールの一覧を表示するのに時間がかかるようになってしまいます． 不要なメールを整理することにより，速度の低下を回避することが可能です． 受信箱に残っているメールの数は，多くても数十通程度に抑えましょう．

　この章では，このほか「フォルダ」を用いたメール管理についても説明しています．

　GraceMailでは，全ての受信メールは最初に「受信箱」と呼ばれる フォルダへ保管されます． 目的や相手が異なるメールが一緒くたに保管されてしまうので， メールが増えるにつれて，受信リストが見にくくなったり， メールサーバの応答に時間がかかるようになってしまいます． これを緩和するために，目的別に，あるいは送信者別などにフォルダを作成しておき， メールを受信箱から各フォルダへ仕分けすることができます． なお，メールのフォルダ間移動だけでは，メールサーバに保管されている メールの総量を減らすことにはならないので，注意が必要です.

＜参考＞

ディスク使用量チェックシステム

7.1 フロッピーディスクへの保存

メールをフロッピーディスクへ保存するには次の手順を行ないます．

1. 受信画面中，保存したいメールの表題をクリックしてメールの内容を表示します．
2. をクリックすると，[名前を付けて保存...]ダイアログボックス(図7-1)が表示されます．


【図7-1】[名前を付けて保存...]ダイアログボックス

3. 例えばフロッピーディスクに保存するのであれば，既にフォーマットされている フロッピーディスクをドライブにセットします．次に，「保存する場所(I):」の右側を クリックし，表示されたドライブ一覧から「3.5インチFD(A:)」をクリックします．
4. 保存するファイル名は「ファイル名(N):」欄で指定します． そのままだと text.txt となります． をクリックすることによりメールが保存されます．

7.2 受信メールの印刷

受信したメールを印刷出力するには次の手順で行ないます．

1. 受信画面中，印刷したいメールの表題をクリックしてメールの内容を表示します．
2. をクリックすると，[印刷]ダイアログボックス(図7-2)が表示されます．


【図7-2】[印刷]ダイアログボックス

3. 「ＯＫ」ボタン (または，「印刷(P)」ボタン) をクリックするとプリンタから印刷されます．

7.3 受信メールの削除

メールを削除するには次の手順を行ないます．

1. 受信リストから，消したいメールの[▼]欄をクリックして とします。
2. をクリックすると，
   　「マークされたメールを削除します。よろしいですか？」
   と，削除確認のメッセージが表示されます．
3. をクリックすると受信の一覧からそれらのメールが削除されます．

   ＜注意!!＞
   

   削除されたメールは「ゴミ箱」フォルダへ移動します． メールサーバから本当にメールを削除して空き容量を稼ぐには， 「ゴミ箱」フォルダから削除しなくてはなりません． この場合，「ゴミ箱」フォルダで再度上記の手順を繰り返して下さい．

7.4 フォルダの選択

　最初に用意されているフォルダは，「受信箱」「送信済」「ゴミ箱｣の3つです． GraceMail画面内に図7-3の表示があります．ここの をクリックすると，フォルダ一覧が表示されます(図7-4)． 　ここからフォルダ名をクリックすると，そのフォルダに保管されているメールの 一覧が表示されます．

【図7-3】フォルダの各操作部分

【図7-4】フォルダの一覧表示

　「受信箱」「送信済」「ゴミ箱｣には，次のような役割があります．

• 「受信箱」：受信したメールはまずこのフォルダへ置かれます．
• 「送信済」：送信したメールの「控え｣を保管します．
  (設定画面の「送信履歴の作成」において， 「送信したメールを送信履歴に移動する」と予め設定しておきます)
  

  ＜注意!!＞
  

  「送信したメールを送信履歴に移動する」設定にした場合， 送信したメールもメールサーバ上の使用量に含まれます．
• 「ゴミ箱」：他のフォルダで削除したメールがここへ置かれます．
  

  ＜注意!!＞
  

  メールサーバから本当にメールを削除して空き容量を稼ぐには， この「ゴミ箱」から削除しなくてはなりません．

7.5 フォルダの作成

フォルダを作成する手順です．

1. をクリックし，設定画面 (図6-1) を表示させます．
2. 「フォルダ｣下にある「フォルダの作成・変更・削除」をクリックすると，
   図7-5が表示されます．


【図7-5】「フォルダの作成・変更・削除」画面

3. 「フォルダの作成:｣下の「フォルダ名：」のところに 作成したいフォルダ名を入力します．
4. をクリックするとフォルダが作成されます．

   　例えば「ゼミナール」というフォルダを作成したならば，画面には
   　「フォルダ ゼミナール を作成しました。」
   と表示されます．

5. 図7-3の をクリックしてフォルダ一覧を表示させると，「ゼミナール」フォルダ が追加されていることがわかります(図7-6)．


【図7-6】「ゼミナール」フォルダが作成された

6. をクリックすると， 図6-1の画面に戻ります．この画面の をクリックすると，受信画面に戻ります．

7.6 メールを別フォルダへ移動する

メールを別のフォルダへ移動する手順です．

1. 図7-3の をクリックし， 表示されたフォルダ一覧から移動元としたいフォルダ名をクリックします．
2. メール一覧から，移動したいメールの[▼]欄をクリックして とします。
3. をクリックすると，画面下半分に図7-7のように表示されます．


【図7-7】メールの移動操作

4. をクリックするとフォルダ一覧が表示されます．この中から移動先のフォルダを クリックし， をクリックすると，メールの移動が行なわれます．
   　 は，図7-7の表示を画面から消します．

7.7 フォルダの削除

フォルダを削除する手順です．

1. をクリックし，設定画面 (図6-1) を表示させます．
2. 「フォルダ｣下にある「フォルダの作成・変更・削除」をクリックすると，図7-5が表示されます．
3. 「フォルダの削除:｣下の をクリックし， 表示されたフォルダ一覧から削除したいフォルダ名をクリックします．
4. をクリックすると，例えば「ゼミナール」というフォルダを削除したならば，
   　「ゼミナールフォルダを削除します。よろしいですか？」 と，削除確認のメッセージが表示されます。

5. をクリックすると，画面には
   　「フォルダ ゼミナール を削除しました。」 と表示されます．
6. をクリックすると， 図6-1の画面に戻ります．この画面の をクリックすると，受信画面に戻ります．

＜注意!!＞


• 「受信箱」「送信済」「ゴミ箱」は削除できません．

7.8 フォルダ単位の保存と復元

　メールを1通ずつ保存する以外に， フォルダ単位で保存(バックアップ)することもできます． ただし，バックアップファイルはGraceMail独自の形式で作成されますので， メールを読むためには再度フォルダへ復元しなくてはなりません．

まず，バックアップの手順です．

1. をクリックするとGraceMailの設定画面 (図6-1) が表示されます．
2. 「フォルダ」下にある「フォルダのバックアップ」 をクリックします．図7-8の画面が表示されます．


【図7-8】「フォルダのバックアップ作成・読み込み」画面

3. 「バックアップファイルの作成」のすぐ下にある をクリックし， フォルダ一覧からバックアップしたいフォルダをクリックします．
4. をクリックすると， 「名前を付けて保存...」ダイアログボックスが表示されます．
5. フロッピーディスクをセットしてから， [保存する場所(I):]の右側をクリックし， 一覧から「3.5インチ FD(A:)」をクリックします． ファイル名は"ea99999-20020318-受信箱.tgz"のように， ユーザーID，日付，フォルダ名を元に付けられています． 必要ならばこれを変更することも可能です．
6. をクリックすると「場所を保存中｣というダイアログボックスが表示された後， バックアップファイルが保存されます．
7. をクリックすると， 図6-1の画面に戻ります．この画面の をクリックすると，受信画面に戻ります．

次に，バックアップファイルを復元する手順です．
1. バックアップ時と同様に操作し，図7-8の画面を表示させます．
2. 「バックアップファイル名」の横にある をクリックして，「ファイルのアップロード」ダイアログボックス を表示させます．
3. [ファイルの種類(T):]が「HTMLファイル」と なってしまっているので， 「すべてのファイル (*.*)」に設定し直します．
4. [ファイルの場所(I):]を適切に設定し， 復元したいバックアップファイルを指定します．
5. をクリックすると，図7-8の画面に戻ります． 「バックアップファイル名」の欄に， いま指定したファイル名が表示されます．
6. 「復元先」を指定します．
   　既存のフォルダへ復元するならば， のフォルダ一覧からフォルダ名をクリックします．
   「現在のフォルダの内容と置き換える」は， のままならば，バックアップファイルの内容を指定のフォルダに 追加します． 逆に， としておくと，バックアップを戻す前に， それまでそのフォルダに入っていたメールはクリアされます．
   　一方，「新規フォルダ」欄にフォルダ名を 記入すると，フォルダを新たに作成した後，バックアップをそこへ 戻します．
7. をクリックすると，復元作業が行なわれ，画面上部に図7-9のメッセージが表示されます．


【図7-9】復元を完了した

8. をクリックすると， 図6-1の画面に戻ります．この画面の をクリックすると，受信画面に戻ります．