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サークル活動を行う上での各種必要手続・書類

公認サークルとして活動を行う際には、大学に対する各種の手続が必要となります。当ページではその一部を紹介します。

1.年度始めに行う手続・申請書類

明治大学公認サークルとして活動するためには、毎年度の継続手続が必要です。大学の指定する日に下記書類を提出してください。
なお、期日に下記書類①~⑤の書類提出がないサークルは公認を取り消します
指定日を確認し、失念しないよう、ご留意ください。
※継続手続書類の作成にあたっては、「2016年度サークルの手引き」及び「公認サークル継続手続書類記入例」を参照してください。

◆2016年度サークルの手引き(P1~20)
◆2016年度公認サークル年間スケジュール予定(「サークルの手引き」P21~22)
◆公認サークル取扱要領(「サークルの手引き」P23~26)
◆公認サークル継続手続書類 記入例(「サークルの手引き」P27~33)

【継続手続書類】
①学生団体役員届 ・ ②部員名簿(紙面・電子データ両方提出) ・ ③週間活動予定表 ・ ④年間行事予定表 
⑤ 誓約書 ・ ⑤サークルボックス使用申請書<ボックス使用団体のみ>  

【提出日】
<部員名簿(データ)>5月9日(月)までに提出 
<生 田キャンパス>5月10日(火)
<和 泉キャンパス>5月11日(水)
<中 野キャンパス>5月12日(木)
<駿河台キャンパス>5月13日(金) 
※提出時間と場所は,追って掲示でお知らせします


①学生団体役員届

部長、幹事長、会計の3名を選出し、名前・連絡先・印鑑等の登録が必要です。
また、部長に署名を依頼する際は「公認サークル継続手続き書類の作成について(お願い)」を渡してください。
大学に提出する書類に押印する印鑑は,「学生団体役員届」と同一の印鑑を使用してください。印鑑が異なる場合は原則受け取れません。
※「幹事長」と「会計」は兼任できません。また,他のサークルの「幹事長」および「会計」との兼任も認められません。

◆学生団体役員届

②部員名簿

電子データと紙面の両方を提出してください。
なお、電子データは大学指定の書式で作成し、Excelファイルで以下のアドレスに提出してください。(PDFファイルでの提出は認めません)
部員名簿に記載のない学生は、学生教育研究災害傷害保険」の適用が受けられないだけでなく、様々な不都合が生じます。

◆部員名簿(エクセルデータおよび印刷した紙ベースの両方を提出すること)
エクセルデータ提出先:campus@mics.meiji.ac.jp(学生支援事務室代表アドレス)
その他:メールの表題は,「●●(サークル名)部員名簿」としてください。大学が確認次第、「『部員名簿』データ受領通知」のメールを返信します。
返信メールが届くかを必ず確認してください。(期日直前期は『部員名簿』データの提出件数が多くなるため、返信が遅れることがあります。)

※期日までに『部員名簿』に新入生部員を記入できない場合や書類提出後に新たな部員が加入した場合は、後日『部員名簿変更届』を提出してください。


③週間活動予定表

出来るだけ詳細に記載してください。練習場所や会場が未定の場合は、「週~回の練習・ミーティング」のように活動の頻度がわかるよう記載してください。
また、「週間活動予定表」に活動内容や場所を記載していない行事(合宿,遠征,調査,講演,発表会,演奏会,試合(練習試合含む)等)を開催する場合は、
開催の3日前までに「行事開催届」提出してください。

◆週間活動予定表

④年間行事予定表

年間で予定している主たる行事を記載してください。また、出場を予定している大会等で入賞するなど,顕著な成績を挙げた時は,速やかに各キャンパス学生支援事務室又は中野教育研究支援事務室にお申し出ください。大学ホームページや広報誌への掲載、奨学金の対象となる可能性があります。

◆年間行事予定表

※「年間行事予定表」に記載されている行事の内、合宿,遠征,調査,講演,発表会,演奏会,試合(練習試合含む)等)を開催する場合は、開催の3日前までに「行事開催届」を提出してください。

⑤誓約書

「誓約書」には、本学公認サークルとして活動を行うにあたって、各団体に遵守して欲しい事項を記載しています。誓約書内容を確認し、部長、幹事長の署名・捺印をした上で大学の指定する日に提出してください。

◆誓約書

<厚生労働省「e-ヘルスネット」>
http://www.e-healthnet.mhlw.go.jp/information/alcohol/a-03-003.html
<イッキ飲み防止連絡協議会「飲み会主催者・参加者の「5つの責任」」>
http://www.ask.or.jp/ikkialhara_sekinin.html
<明治大学ソーシャルメディアガイドライン>
http://www.meiji.ac.jp/koho/social_media/guideline.html

⑥サークルボックス継続利用申請書<ボックス使用団体のみ>

現在、サークルボックスを使用している団体のみ対象となります。
新規の受付やその他質問等については、各キャンパス学生支援事務室課外活動係までご相談ください。

◆サークルボックス継続利用申請書

2.必要に応じて行う手続・申請書類

公認サークルは毎年度の継続手続の他、随時、下記の手続を行ってください。

①行事開催届

「週間活動予定表」に活動内容や場所を記載していない行事(合宿,遠征,調査,講演,発表会,演奏会,試合(練習試合含む)等)を開催する場合は,行事開催日の3日前までに必要事項を記載して各キャンパス学生支援事務室又は中野教育研究支援事務室に提出してください。なお、合宿等、宿泊を伴う行事を開催する際は、行程表等詳細なスケジュールも添付してください。
行事開催届が未提出の場合、また行事開催届の参加者名簿に名前のない場合、事故発生の際に「学生教育研究災害傷害保険」の適用外になるため、必ず正確に参加者を把握して記入してください。
※ 夏季休業期間中に実施する行事開催届については、7月中に提出してください。

◆行事開催届


②部員名簿変更届

「部員名簿」に記載のない部員が事故やケガをした場合、「学生教育研究災傷害保険」の適用が受けられません。
部員の入部・退部があった時(5月に提出した「部員名簿」から変更が生じた時)は、速やかに「部員名簿変更届」を各キャンパス学生支援事務室または中野教育研究支援事務室に提出してください。なお、「部員名簿変更届」については、電子データおよび紙面(部長印,幹事長・主将印を押印したもの)の両方を提出してください。電子データの提出先は、下記のとおりです。

◆部員名簿変更届(電子データおよび印刷した紙ベースの両方を提出すること)
エクセルデータ提出先:campus@mics.meiji.ac.jp(学生支援事務室代表アドレス)
※メールの表題は,「●●(サークル名)部員名簿変更届」とし、Excelファイルで提出してください。(PDFファイルでの提出は認めません)
※大学から「『部員名簿変更届』データ受領通知」を返信しますので、受領通知を確認してから各キャンパス学生支援事務室又は中野教育研究支援事務室に紙面を提出してください。


③学生団体役員交代届

5月に提出した「学生団体役員届」から役員(幹事長・会計等)に変更が生じた場合は、速やかに各キャンパス学生支援事務室または中野教育研究支援事務室に提出してください。大学からの重要な連絡は、「学生団体役員届」又は「「学生団体役員変更届」」に記載された幹事長または会計宛に連絡を行います。

◆学生団体役員交代届

※例年,本手続きを怠った結果,大学から幹事長宛に宛てたサークル・ナビ,新歓活動等の重要情報を見落とすサークルが多く確認されています。役員に変更が
生じた場合は、速やかに手続きを行ってください。


④部長交代届・代理部長申請書

部長が交代する場合、または長期在外研究等で不在になる場合は、「部長交代届」「代理部長申請署」の提出が必要となります。
部長が不在のサークルは、公認サークルとして活動することが出来ません。
部長にはサークル活動に関する報告・連絡・相談を行い、密に連絡をとることを心掛けてください。

◆部長交代届
◆代理部長申請書
※当書式は、ホームページへの掲載は行いません。各キャンパス学生支援事務室及び中野教育研究支援事務室窓口で配布します。

⑤団体名称変更届

サークル名称を変更する際は,「団体名称変更届」を各キャンパス学生支援事務室・中野教育研究支援事務室に届け出てください。また,既に大学届出とは別の名称で活動を行っているサークルは,直ちに届け出てください。

◆団体名称変更届


⑥団体解散届

今後サークルとして活動する意志がない場合は,速やかに提出してください。また,既に活動を停止しているサークルは,直ちに届け出てください。

◆団体解散届


3.その他の手続き

サークルを新設したい、構内で印刷物やビラを配布したい、部室や練習場に修理が必要になった、学内で行事を行うにあたり備品を借りたい等、サークル活動に関し、相談したい事項や不明な事項がある際は、各キャンパス学生支援事務室(中野キャンパスは中野教育研究支援事務室)までご相談ください。

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