職員インタビュー 藤田 祐樹

組織運営に欠かせない仕事



総務部は総務課、和泉キャンパス課、生田キャンパス課の3部署から構成されています。
和泉キャンパス課・生田キャンパス課は、それぞれのキャンパスの施設管理、調達、会場貸出、入試実施、共通教務等の業務を所管しています。また、総務部3部署共通の業務としては防火・防災、警備、近隣町会対応、郵便等があります。
私の所属する総務課は、大学全体で約60ある事務組織の中でも、最もバラエティに富んだ業務を所管している部署です。
上記の3部署共通の業務のほか、役員会や取締役会に当たる理事会や評議員会など、大学の重要な意思決定機関の事務をするほか、法律相談・訴訟対応・登記・商標管理といった法務部的な側面を持ち、大学の歴史編纂、ハラスメント対応、学食管理などの業務も所管しています。大学の管理・経営に直接かかわる中枢の部署として、組織運営には欠かせません。

1日のスケジュール

9:00 出勤
メールチェック、スケジュール確認
9:30 朝会
理事長や学長など役員の1日のスケジュールや各種イベント等を共有するため、毎朝課内全員でミーティングを行います。
10:00 イベント実施に関する打ち合わせ
関係部署や警備員と当日の進行や備品、設備の点検などを行います。大臣や各国の大統領・大使などの要人が来る場合は、事前に警察とも打ち合わせを行い、イベントが安全かつ円滑に実施できるように準備します。
11:30 昼休み
運営状況の確認も兼ねて、定期的に学食で昼食を取っています。
12:30 商標に関する打ち合わせ
他部署からの相談を受け、出願の方針等について、アドバイスを行います。
13:00 法律相談対応
顧問弁護士は、各部署の業務に係る法律相談を行っているほか、裁判所に提出する資料や企業との契約書などを法的観点から確認しています。
15:30 事務部長会開催
全事務部長が参加する事務部長会は、職員の業務全般に関する重要な事項を審議する会議です。議論のメモを取り、会議終了後に議事録にまとめて全管理職に周知します。
17:30 校規改正案確認
大学の業務は400本近くある「校規」と呼ばれる大学内における法律に基づき、遂行されています。各部署からの依頼に基づき、これらの校規改正案と各法令や文科省からの通知との整合性を確認したり、表現上の矛盾や誤りがないかの校閲を行っています。
19:00 退勤
週に2回はジムでトレーニングに励んでいます。

大学職員として勉強になる部署



総務課では複数の全く異なる業務を担当するため、仕事を進める上では頭の切り替えが非常に重要となりますが、その分多くの部署や職員と連携して仕事をすることが多く、学内のネットワークが広がります。
また、関係法令や大学の運営や仕組みなどに関する広範な知識が身に付き、防災関係の資格取得もできるため、大学職員として非常に勉強になる部署です。

教学・法人両方の経験を生かして

教学部署(農学部事務室)と法人部署(総務課)の両方の業務を経験した中で、新しいことを自分で考え、形にしていく業務や外部との接点が多く、動きのある業務の方が自分の能力を発揮できると感じています。そのため、発想力やフットワークを生かして、大学の新規事業や重点推進事業などにかかわりたいと考えています。

これまでのキャリア



2007年4月 農学部事務室(生田キャンパス)へ配属
入学手続、定期試験、学籍管理等を担当
2010年4月 入学試験、国際交流(協定締結、留学派遣・受入)等を担当
2013年 職員研修の一環としてUniversity of Washington(アメリカ・シアトル)に約1週間滞在。
日米の大学の体育会強化に関する比較調査などを行いました。
2014年4月 総務部総務課(駿河台キャンパス)へ異動
警備、防火・防災、事務部長会運営等を担当
2015年4月~ 校規管理、登記、訴訟対応等を担当
その他 2008年から、部署の業務のほか、アドミッション・アドバイザーとして、受験生を対象に全国の高校・予備校で講演会や相談会に参加しています。
※各職員の所属部署は掲載当時のものです

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